Wybierając hosting, zazwyczaj analizujesz go pod kątem założenia strony WWW. Tymczasem dzięki tej usłudze możesz również posiadać konta e-mail we własnej domenie. W przypadku firm to niezbędne, ale też decyduje się na to coraz więcej osób prywatnych. Nie warto wybierać pierwszą lepszą usługę ani też decydować się na nią, biorąc pod uwagę wyłącznie cenę. Sprawdź, na co zwrócić uwagę, aby znaleźć solidny hosting pod pocztę e-mail.
Spis treści
- Hosting pod pocztę e-mail – na co zwrócić uwagę?
- Jakie funkcje związane z pocztą oferuje hosting?
- Hosting pod pocztę e-mail – podsumowanie
Hosting pod pocztę e-mail – na co zwrócić uwagę?
Poczta e-mail to podstawowe narzędzie komunikacji, dlatego jej działanie nie może zależeć od przypadku. O jakości decyduje wiele aspektów technicznych. Sprawdź, na które z nich warto zwrócić szczególną uwagę.
Na jakim dysku zapisana jest poczta e-mail
Ma to ogromne znaczenie, jeśli chodzi o stronę WWW, ale jest też ważne w przypadku poczty. Zdarza się, że pliki witryny, w tym baza danych, są zapisane na szybkich dyskach SSD NVM-e, a e-maile na dużo wolniejszym HDD. Nie musi to być problem, bo przecież wiadomości pobierasz do klienta poczty albo odczytujesz ją przez przeglądarkę i nie potrzebujesz przy tym bardzo dużej prędkości. Więc HDD w tym przypadku nie musi być problemem. Komplikacje pojawiają się, kiedy masz tych wiadomości bardzo dużo, a zależy Ci na szybkim przeszukiwaniu. Różnice nie będą ogromne, ale mogą być zauważalne. Dlatego też najlepiej, gdy wszystkie dane znajdują się na SSD NVM-e.
Poniżej wynik testu, który pokazuje, jak ogromne są różnice w szybkości zapisu i odczytu. Dlatego korzystanie przez hosting z dysków SSD NVM-e jest tak ważne, tym bardziej, jeśli zamierzasz posiadać stronę WWW.
A jakiej powierzchni potrzebujesz na pocztę? Przeciętnie standardowa wiadomość e-mail zajmuje do 100 KB. Zakładając, że dostajesz ich 100 dziennie, daje to około 10 MB. Jeśli chcesz, aby e-maile pozostały na koncie przez 30 dni, to wymaga minimum 300 MB, więc w dalszym ciągu niewiele i nie ma się o co martwić – hosting najczęściej zapewni taką powierzchnię nawet w ramach najtańszego pakietu. W przyszłości obserwuj – czy potrzebujesz więcej miejsca na pocztę? Jeśli zbliżasz się do limitu, to znak, że pora na zmiany.
Liczba skrzynek e-mail
Przeważnie ta liczba zależy od wariantu usługi hostingowej tzn. im droższa, tym masz więcej skrzynek do dyspozycji. Może Ci się wydawać, że wystarczy jedna, może trzy, ale z czasem potrzeby się zwiększają – tym bardziej jeśli masz wiele domen. Bez problemów znajdziesz ofertę hostingu, która zapewni Ci nieograniczoną liczbę skrzynek. Poniżej nasza propozycja.
Jak widzisz, możesz mieć dowolną liczbę adresów e-mail, nawet gdy korzystasz z najtańszego pakietu. Przy czym to nie do końca tak, gdyż obowiązują Cię inne ograniczenia. Możesz założyć całe mnóstwo kont, ale w pewnym momencie problemem będzie limit powierzchni. Przy zakładaniu kolejnych adresów możesz ustalić, ile wynosi limit danych dla konkretnej skrzynki pocztowej.
Limit powierzchni na wiadomości e-mail
Zazwyczaj firma hostingowa określa, jaką masz powierzchnię do dyspozycji na wszystkie pliki. Jednak w ramach niektórych usług podawany jest odrębnie limit dla strony i dla poczty. W przypadku gdy kupujesz hosting wyłącznie dla kont e-mail, taka opcja nie powinna wchodzić w grę. Ewentualnie skontaktuj się z administratorami, czy można zmienić tak ustawienia Twojego konta, aby całość była do wykorzystania na wiadomości e-mail.
Limit wiadomości wysłanych na dobę
Informacji na ten temat zazwyczaj nie znajdziesz w ogólnym opisie oferty. Dowiesz się o nim dopiero, kiedy założysz konto i zalogujesz się do panelu zarządzania usługą hostingową. Ewentualnie wcześniej możesz zapytać, ile wynosi ograniczenie. W Hostido limit wysłanych wiadomości możesz ustawić przy dodawaniu kolejnej skrzynki. Maksymalnie wynosi 10 tys. na dobę. Powinien być wystarczający nawet w przypadku dużego sklepu.
W ofertach hostingowych możesz się spotkać z podziałem limitu wysłanych wiadomości na:
- mail() – wykorzystywany np. kiedy użytkownik strony skorzysta z formularza kontaktowego, żeby wysłać do Ciebie wiadomość.
- SMTP – skorzystasz z tego, kiedy zalogujesz się na pocztę przez przeglądarkę i wyślesz wiadomość. Innym przykładem jest używanie klienta poczty, np. Thunderbird. Wtedy również każde wysłanie wiadomości zmniejsza limit.
Niektóre hostingi dodatkowo określają limit częstotliwości, np. możesz wysłać maksymalnie 300 wiadomości w kwadrans. Ma to zapobiegać wysyłaniu spamu i nadmiernemu obciążaniu serwera.
Kolejnym ograniczeniem jest limit odbiorców, czyli do ilu osób możesz za jednym razem wysłać tę samą wiadomość. W Hostido wynosi 200.
Maksymalny rozmiar e-maila
Ten parametr może być dla Ciebie istotny, jeśli wysyłasz wiadomości z załącznikami. Prawdopodobnie wystarczy Ci kilkadziesiąt MB, bo raczej większych wiadomości się nie wysyła. W Hostido nie musisz się jakoś szczególnie przejmować tym ograniczeniem, gdyż limit wynosi 100 MB. Jeśli spróbujesz wysłać większą wiadomość, to zostanie odrzucona. Poza tym pamiętaj, że nawet gdyby udało się przesłać bardzo dużego e-maila, to i tak prawdopodobnie zostanie odrzucony przez serwer odbiorcy. Jeśli chcesz wysłać takie pliki, lepiej skorzystaj z chmury albo udostępnij je do pobrania na Twoim serwerze.
Częstotliwość wykonywania kopii zapasowej poczty
Dobrą praktyką jest wykonywanie kopii zapasowych minimum raz dziennie i przechowywanie ich przez możliwie długi okres, np. kilka tygodni. Przed wyborem usługi upewnij się również, czy backup wiadomości e-mail nie jest tworzony z inną częstotliwością niż kopie pozostałych danych. Jeśli posiadasz duży sklep, w którym wiele się dzieje, nawet utrata wiadomości sprzed kilku godzin może być problematyczna. W Hostido backup wykonujemy codziennie, a w przypadku baz danych nawet co 6 godzin. Pliki w ramach najwyższego pakietu są dostępne do 56 dni.
Czy migracja poczty jest w cenie?
Powinno Cię to zainteresować, jeśli zmieniasz hosting. Zazwyczaj firmy bezpłatnie przenoszą dane na swój serwer, o ile zdecydujesz się na ich ofertę. Jednak przyjrzyj się warunkom. Może obowiązywać limit bezpłatnej migracji do określonej liczby skrzynek, a powyżej będzie to wymagać dodatkowej opłaty. To cenna usługa, gdyż dzięki niej nie musisz tracić czasu na samodzielne przenoszenie danych. Zajmie się tym ekspert, dzięki czemu zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędów i pojawienia się problemów.
Jakie funkcje związane z pocztą oferuje hosting?
Większość ofert hostingowych zapewnia podobny zestaw funkcji dla poczty e-mail, jednak poszczególne pakiety mogą różnić się zakresem możliwości. Warto więc sprawdzić, czy w Twoim planie znajdują się, takie opcje jak:
- Przekierowania poczty na inny adres e-mail – przydaje się to, kiedy masz maila, z którego nie korzystasz na co dzień. Zamiast logować się na tę skrzynkę, ustaw przekierowanie. Jeśli przyjdzie wiadomość, to otrzymasz jej kopię.
- Catch-all – dzięki tej usłudze, jeśli ktoś wyśle e-mail na nieistniejący adres w Twojej domenie, i tak go otrzymasz. Załóżmy, że adres Twojej firmy to kontakt@firmax.pl, ale internauta się pomyli i wyśle wiadomość na kontak@firmax.pl. Catch-all przechwyci nawet taką wiadomość i wyśle na wskazany przez Ciebie adres. Cała konfiguracja wymaga jedynie podania tego adresu. Dzięki tej opcji masz kontakt do osób, które chciały się z Tobą skontaktować, ale popełniły błąd w mailu.
- Autorespondery – to rozwiązanie, dzięki któremu nadawca e-maila automatycznie otrzyma odpowiedź na swoją wiadomość. Możesz go powiadomić, że zazwyczaj odpisujecie w godzinę, a jeśli potrzebuje odpowiedzi szybciej, to niech zadzwoni na wskazany numer.
- Wiadomości urlopowe – jednak w przypadku wyjazdu na wakacje lepiej sprawdzi się ta opcja. Możesz ustawić konkretnie, kiedy przebywasz na urlopie i jaką automatyczną odpowiedź ma otrzymywać nadawca. Plusem tych wiadomości jest to, że automatycznie wyłączą się, kiedy wrócisz, o ile oczywiście odpowiednio ustawisz termin powrotu. W przypadku Autorespondera musisz go wyłączyć ręcznie.
- Lista mailingowa – ukrywa się za nią zbiór kontaktów. Lista ma swój adres e-mail. Kiedy wyślesz na niego wiadomość, automatycznie trafi ona do wszystkich z tego zbioru.
Zabezpieczenia antyspamowe
Około 46% wszystkich wysyłanych każdego dnia e-maili to spam. Tego typu wiadomości utrudniają pracę, mogą wprowadzać w błąd albo powodować, że w ich gąszczu nie zauważysz ważnego maila. Dlatego koniecznością są zabezpieczenia antyspamowe. Oto, jakie rozwiązania powinien oferować w tym zakresie hosting:
- SpamAssassin – znakomite rozwiązanie do blokowania spamu. Raczej nie jest włączone automatycznie, więc musisz się zalogować do panelu zarządzania usługą hostingową i go włączyć. Określasz próg czułości. Im wyższy próg, tym mniejsze prawdopodobieństwo uznania za spam. Zatem wiadomości, które nim są, mogą nie być za niego uznane. Z drugiej strony niski oznacza, że jako spam mogą być oznaczone wiadomości, które nimi nie są. Wskazujesz, co ma zrobić z wiadomościami, do jakiego mają trafić folderu, czy też co ma się stać z załącznikami.
- Filtry poczty – to rozwiązanie, dzięki któremu możesz blokować niechciane wiadomości na podstawie nazwy domeny, adresu e-mail, słowa lub rozmiaru. Co to oznacza? Wskazanie domeny oznacza blokadę wszystkie przychodzących wiadomości z adresów w tej domenie. E-mail to blokada wyłącznie konkretnego adresu. Jeśli blokada ma być nałożona na słowo, to system zablokuje wszystkie wiadomości, w których je znajdzie. Jeśli chodzi o rozmiar, określasz, jaką powierzchnię może zajmować wiadomość. Powyżej tego limitu zostanie zablokowana. Możesz określić, co system ma zrobić z wiadomością – skasować, czy przenieść do spamu.
Zabezpieczenia poczty
Ochrona przed spamem to nie wszystko. Ważne, aby hosting zapewniał zabezpieczenia przed wykorzystaniem adresów w Twojej domenie do nielegalnych działań. Istnieją rozwiązania, dzięki którym można tego uniknąć. Być może i Tobie zdarzyło się otrzymać wiadomość, która wyglądała na pochodzącą od znanej Ci marki, adres był identyczny, a okazało się, że była to próba oszustwa. Warto, aby hosting zapewniał następujące zabezpieczenia:
- DomainKeys Identified Mail (DKIM) – to zabezpieczenie, które gwarantuje, że wiadomość została wysłana z upoważnionego do tego serwera. Podczas przekazywania e-maila nadawca dodaje w nagłówku zaszyfrowane dane na temat wysyłki. Serwer pocztowy odbiorcy pobiera z rekordu DNS domeny nadawcy klucz do rozszyfrowania tych danych. Jeśli rozszyfrowanie będzie poprawne, to oznacza, że wiadomość rzeczywiście pochodzi od właściciela adresu.
- Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) – chroni przed próbami podszywania się pod Twoją domenę, czyli przypadkami wysłania e-maili w Twoim imieniu. Wiadomość jest oceniana pod kątem prawidłowości podpisu DKIM i zgodności domen w nagłówkach. Sprawdzany jest również adres IP nadawcy. W razie poprawności walidacji wiadomość trafia do skrzynki pocztowej odbiorcy. W przeciwnym wypadku wszystko zależy od polityki DMARC domeny.
- Sender Policy Framework (SPF) – dzięki temu zabezpieczeniu nadawca wiadomości może określić z jakich adresów IP dopuszczalne jest wysyłanie e-maili w danej domenie. Serwer odbiorcy to sprawdzi i jeśli te dane nie będą się zgadzać, mail prawdopodobnie trafi do spamu.
Te zabezpieczenia są niezbędne, szczególnie w przypadku firm.
Hosting pod pocztę e-mail – podsumowanie
Wybór hostingu pod pocztę wymaga zwrócenia uwagi na wiele parametrów. Nie wybieraj pochopnie, bo przez nieuwagę możesz uzyskać usługę, która będzie problematyczna, a nawet narazi Cię się na ryzyko wykorzystania Twoich adresów e-mail do popełnienia przestępstwa.
