Jak możemy pomóc?

Jak włączyć autoresponder na koncie e-mail?

Autoresponder wysyła automatyczną odpowiedź na wiadomości przychodzące na wybrany adres. Możesz w ten sposób potwierdzić kontakt i podać czas oczekiwania na odpowiedź. W DirectAdmin ustawisz treść oraz minimalny odstęp między odpowiedziami dla tego samego nadawcy.

Na ilustracjach nazwa konta i domeny są przykładami, a adresy IP zastąpiono znakami x. W swoim panelu użyj danych własnej usługi.

Autoresponder czy wiadomość urlopowa?

Autoresponder w DirectAdmin działa do czasu jego usunięcia lub zmiany. Jeśli odpowiedź ma obowiązywać tylko w określonym terminie, wybierz Wiadomości urlopowe, gdzie ustawisz początek i koniec nieobecności.

Sprawdź, czy dla tego adresu nie działa już automatyczna odpowiedź w innym miejscu, np. w filtrach Webmaila. Kilka niezależnych reguł może wysyłać powtarzające się odpowiedzi. Treść powinna być krótka i zawierać tylko informacje, które chcesz przekazać każdemu nadawcy.

1. Zaloguj się do DirectAdmin

Otwórz panel usługi hostingowej, na której chcesz wykonać konfigurację. Jeśli potrzebujesz pomocy, skorzystaj z instrukcji logowania do DirectAdmin.

2. Otwórz autorespondery

Wybierz domenę skrzynki, a następnie w sekcji Poczta e-mail kliknij Autorespondery. Wybierz Utwórz autoresponder.

3. Podaj adres skrzynki

W polu Adres respondera (3) wpisz część adresu przed znakiem @, np. biuro. Sprawdź domenę dopisaną po prawej. Skonfiguruj odpowiedź dla właściwego, działającego adresu — utworzenie autorespondera nie zastępuje założenia skrzynki, w której chcesz odbierać pocztę.

Nazwa konta hostXXXXXX i adres na ilustracji są przykładami. W swoim panelu użyj danych właściwej skrzynki.

4. Ustaw temat, format i częstotliwość

W Przedrostek tematu podaj krótki tekst dodawany do tematu odpowiedzi, np. „Automatyczna odpowiedź”. W Content-Type wybierz text/plain dla zwykłego tekstu. Format HTML stosuj tylko wtedy, gdy przygotowujesz treść z właściwym kodem formatowania.

Częstość odpowiedzi określa minimalny odstęp przed kolejną odpowiedzią do tego samego nadawcy. Wartość 2 dni oznacza, że kilka jego wiadomości w tym okresie nie musi wywołać kolejnych automatycznych odpowiedzi. Nie jest to czas opóźnienia pierwszej odpowiedzi.

5. Wpisz wiadomość i zdecyduj o kopii

W polu Wiadomość respondera wpisz treść, np. „Dziękujemy za wiadomość. Odpowiemy w najbliższym dniu roboczym”. Podaj realny termin kontaktu. Nie sugeruj przyjęcia zamówienia lub wykonania dyspozycji, jeżeli sam autoresponder tego nie sprawdza.

Opcję Wyślij kopię DW do włącz tylko wtedy, gdy potrzebujesz kopii na innym adresie; po zaznaczeniu uzupełnij pole obok. Jeśli nie korzystasz z tej funkcji, pozostaw ją wyłączoną. Stałe przekazywanie poczty do innej skrzynki możesz skonfigurować osobno w Przekierowaniach.

6. Zapisz i sprawdź odpowiedź

Kliknij Zapisz (6) i sprawdź, czy adres pojawił się na liście autoresponderów. Wyślij wiadomość testową ze swojej drugiej skrzynki i sprawdź treść otrzymanej odpowiedzi. Przy kolejnym teście uwzględnij ustawiony odstęp odpowiedzi; sprawdź też folder Spam.

Gdy autoresponder przestanie być potrzebny, wróć do jego listy i usuń właściwy wpis po sprawdzeniu adresu. Usunięcie odpowiedzi automatycznej nie wymaga usunięcia skrzynki pocztowej.

Jak ustawić odpowiedź w Webmailu Roundcube?

Odpowiedź możesz przygotować także w Webmailu Roundcube. Zaloguj się do właściwej skrzynki i otwórz Ustawienia → Filtry (7). Kliknij Utwórz (8), nadaj filtrowi rozpoznawalną nazwę i pozostaw go włączonego.

Wybierz zakres działania: wszystkie wiadomości albo tylko spełniające podane warunki. Jako akcję ustaw Odpowiedz wiadomością o treści, wpisz temat i wiadomość oraz określ częstotliwość odpowiedzi. Zapisz filtr i sprawdź, czy należy do aktywnego zestawu reguł. Nazwy i dostępność dodatkowych pól zależą od wersji oraz konfiguracji Webmaila.

Przetestuj regułę ze swojej drugiej skrzynki. Nie dodawaj akcji odrzucania lub usuwania wiadomości, jeśli chcesz nadal otrzymywać korespondencję. Po zakończeniu korzystania wyłącz ten filtr. Wybierz jeden mechanizm odpowiedzi dla tego samego celu, aby nie dublować autorespondera DirectAdmin.