Jak włączyć autoresponder na koncie e-mail?

Jak włączyć autoresponder na koncie e-mail?

Autoresponder, czyli automatyczna odpowiedź, to funkcjonalność serwera poczty, przypisywana do poszczególnych adresów e-mail, na których zostanie włączona, pozwalająca wysłać nadawcy wiadomości automatyczną odpowiedź, w chwili otrzymania od niego korespondencji. Autoresponder znajduje powszechne zastosowanie w budowaniu dobrej komunikacji z innymi użytkownikami, może pomóc w organizacji pracy, informować o ważnych wydarzeniach związanych z dostępem do skrzynki e-mail odbiorcy. Zobacz, jak włączyć autoresponder.

Autoresponder - informacja podstawowa

Autorespondery to automatyczne wiadomości, które użytkownicy poczty otrzymują, gdy wykonują czynność, taką jak wysłanie wiadomości e-mail do odbiorcy. Zwykle służą do potwierdzenia nadawcy, że wiadomość została odebrana, ale kojarzone są także z potwierdzeniem przyjęcia różnego rodzaju dyspozycji czy informacją zwrotną o urlopie i braku dostępu do poczty e-mail.

Automatyczne odpowiedzi typu autoresponder, są często używane przez firmy w obsłudze klienta. Zapewniają klientów i konsumentów, że przesłane przez nich wiadomości zostały odebrane przez odbiorcę (właściciela autorespondera) i przykładowo, zawierają prośbę o oczekiwanie na odpowiedź, informację o przekazaniu wiadomości do wybranego działu, itp..

W e-mail marketingu autorespondery są używane w bardziej zaawansowanych odmianach, gdyż dostosowują swoje odpowiedzi do odbiorców, do źródła skąd przyszła wiadomość, do nadawców, do sytuacji i czasu, w którym wiadomość została przekazana. Pomagają w zarządzaniu newsletterami, rejestracją kont, w dokonaniu zakupu produktów i informowaniu o ich dostępności.

Korzystając z poczty e-mail Hostido.pl, masz możliwość korzystania z automatycznych odpowiedzi typu autoresponder. Oferujemy również opcję włączenia wiadomości urlopowej, która dodatkowo ma możliwość zdefiniowania zakresu czasu, w jakim mechanizm ma działać.

Czym Autoresponder różni się od wiadomości urlopowej?

Jak wspomnieliśmy we wcześniejszym akapicie, DirectAdmin Hostido.pl oferuje dwie funkcje autorespondera. To klasyczna automatyczna odpowiedź, na której koncentrujemy się w tym artykule, a także wiadomość urlopowa, która często używana jest zamiennie z automatyczną odpowiedzią.

Autoresponder, automatyczna odpowiedź, dostępna w DirectAdmin, koncentruje swoje działanie na odebraniu wiadomości na wybranym koncie e-mail i udzieleniu na nią automatycznej odpowiedzi. Użytkownik może dodatkowo zdefiniować przekierowanie wiadomości, np. na inne konto e-mail.

Takie rozwiązanie może przydać się, np. kiedy posiadasz kilka kont e-mail, w tym jedno główne do obsługi wszystkich wiadomości od klientów, np. kontakt@, a także konto pracownicze, które służy Ci do prowadzenia korespondencji, gdyż podpisujesz się imieniem i nazwiskiem.

Możesz w tej sytuacji włączyć automatyczną odpowiedź, która poinformuje o dostarczeniu korespondencji, a zarazem przekieruje ją na Twoją skrzynkę e-mail.

Wiadomość urlopowa nie różni się znacznie od automatycznej odpowiedzi, ale oferuje kalendarz, który pozwala ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia działania mechanizmu. Obie funkcje dostępne są w DirectAdmin.

Jak ustawić Autoresponder w panelu DirectAdmin?

W panelu DirectAdmin, jako administrator usługi hostingowej, masz możliwość włączenia automatycznej odpowiedzi, dla dowolnego użytkownika poczty e-mail. Każdej skrzynki e-mail, jaka jest dostępna w panelu Twojego hostingu.

  1. Zaloguj się do panelu DirectAdmin
  2. Przejdź do obszaru panelu Poczta E-mail > Autorespondery.
  1. Rozpocznij konfigurację. Kliknij Utwórz autoresponder.
  1. Uzupełnij informacje o autoresponderze:
    • Adres respondera: wybierz adres konta e-mail, na którym uruchamiasz autoresponder. Domenę konta e-mail zmienisz, korzystając z pola Domena, na samej górze ekranu,
    • Przedrostek tematu: opcjonalnie, dodaj przedrostek tematu, który będzie dopisywany do odpowiedzi,
    • Content-Type: możesz przesłać wiadomość tekstową (text) lub formatowaną w html (html) wraz ze stylami,
    • Częstość odpowiedzi: jeśli nadawca przesyła wiele wiadomości, nie ma konieczności, aby otrzymywał odpowiedź na każdą z nich. Możesz w tym miejscu zdefiniować częstotliwość, z jaką otrzyma odpowiedź, niezależnie od ilości przesłanych wiadomości do Ciebie,
    • Wiadomość respondera: w tym polu uzupełnij treść odpowiedzi, a więc tekst, jaki przesyłasz nadawcy, np. Dziękuję za przesłaną wiadomość, odpowiem w czasie 24h...,
    • Wyślij kopię DW do: opcjonalnie, wprowadź adres e-mail innego użytkownika, który powinien otrzymać kopię otrzymanej korespondencji. Może to być też główny, kluczowy jej odbiorca, który ostatecznie odpowie, np. klientowi, na jego pytanie.
  2. Potwierdź utworzenie autorespondera, klikając Save/Zapisz.

Jak włączyć autoresponder na koncie e-mail w poczcie Webmail?

Autoresponder, automatyczna odpowiedź, w poczcie Webmail RoundCube, to jedna z opcji konfiguracji filtrów wiadomości. Możesz zdefiniować filtr, na podstawie którego, w chwili otrzymania korespondencji e-mail, zostanie przesłana odpowiedź automatyczna.

To rozwiązanie oferuje dodatkowe opcje, jak filtrowanie wiadomości po temacie, treści, nadawcy, itp., tak jak klasyczne filtry/reguły wiadomości. Dzięki temu, możesz zdefiniować kilka automatycznych odpowiedzi, które będą wysyłane zależnie od zastosowanych reguł.

  1. Zaloguj się na konto e-mail korzystając z poczty Webmail
  2. Wybierz Ustawienia > Filtry. 
  1. Utwórz nowy filtr.

Wprowadź podstawowe informacje o filtrze:

  • Nazwa filtru: podaj nazwę systemową filtra,
  • Filtr włączony: włącz lub wyłącz filtr, 
  • Zakres: określ zakres działania filtra:
    • spełniających wszystkie poniższe kryteria – wiadomość musi spełnić każde z zdefiniowanych kryteriów. 
    • spełniających dowolne z poniższych kryteriów – wystarczy spełnienie jednego ze zdefiniowanych kryteriów,
    • wszystkich – filtr zostanie zastosowany do każdej wiadomości przychodzącej
  • Reguły: określ regułę filtrowania, korzystając z 3 dostępnych pól:
    • Pole: wybierz, na podstawie którego pola lub kryterium, filtr ma być uruchamiany, np. po temacie, treści, rozmiarze,
    • Reguła: zawiera, nie zawiera, istnieje, nie pasuje, ilość większa niż, itp. wskaż w jaki sposób będzie mierzona wartość pola, 
    • Wartość: wprowadź wartość, na podstawie której reguła będzie działała, np. jeśli określiłeś Rozmiar, ponad, wskaż od jakiego rozmiaru wiadomości (wzwyż) reguła ma zacząć działać, np. 400kB,
  • Akcja: w tym miejscu określasz najważniejszy element tej konfiguracji, akcję, a więc skutek otrzymania wiadomości e-mail. Wybierz Odpowiedz wiadomością o treści.

  1. Wprowadź temat, treść i określ częstotliwość wysyłki wiadomości.
  2. Zapisz regułę.

Poprzez utworzenie reguły wiadomości w poczcie Webmail Hostido.pl, możesz uruchomić spersonalizowany autoresponder lub kilka automatycznych odpowiedzi.

Zdefiniuj temat wiadomości oraz jej treść. Wskaż, z jaką częstotliwością autoresponder ma odpowiadać temu samemu nadawcy. Jeśli nadawca wysyła, np. kilka wiadomości każdego dnia, otrzyma tylko jedną automatyczną odpowiedź, co wskazaną liczbę dni.

tagi: autoresponder e-mail odpowiedź poczta