Jak wygenerować umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?
Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (PPDO) przygotujesz w sekcji RODO w Panelu Klienta Hostido. W formularzu wybierzesz usługę hostingową oraz zakres powierzanych danych, a gotowy dokument pobierzesz z listy umów.
1. Otwórz sekcję RODO w Panelu Klienta
Zaloguj się do Panelu Klienta Hostido. W menu po lewej stronie kliknij RODO (1). Umowy przygotowujesz w Panelu Klienta, w którym zarządzasz usługami i płatnościami.
2. Sprawdź listę i rozpocznij tworzenie umowy
Na stronie Twoje umowy RODO sprawdź, czy masz już dokument dotyczący wybranej usługi. Lista pokazuje numer umowy, datę utworzenia i usługę. Jeżeli chcesz tylko pobrać istniejący dokument, przejdź do ostatniego kroku tego poradnika.
Aby przygotować nowy dokument, kliknij Utwórz nową umowę (2). Otworzy się formularz.
3. Wybierz usługę i określ zakres danych
W polu Usługa (3) wybierz hosting, którego dotyczy powierzenie. Jeśli masz kilka usług, sprawdź ich nazwy w zakładce Hostingi, aby wskazać właściwą.
Następnie uzupełnij trzy grupy pól (4):
- Kategorie danych — wskaż grupy osób, których dane przetwarzasz na tej usłudze, np. klientów, pracowników lub kontrahentów.
- Szczególne kategorie danych — wybierz pozycję zgodną z rzeczywistym zakresem przetwarzania. Opcji nie dotyczy użyj tylko wtedy, gdy odpowiada sytuacji Twojej organizacji.
- Typy danych — zaznacz rodzaje informacji, np. imiona i nazwiska, adresy e-mail lub numery telefonów. Wybierz wyłącznie te, które faktycznie powierzasz w ramach tej usługi.
Zakres formularza powinien odpowiadać danym rzeczywiście przechowywanym lub przetwarzanym na hostingu. Nie zaznaczaj wszystkich pozycji „na zapas” i nie kopiuj ustawień z cudzego przykładu.
4. Uzupełnij właściwe dane kontaktowe
Niżej znajdują się sekcje dotyczące przedstawiciela administratora danych (5) oraz inspektora ochrony danych (6). Wypełnij je, jeżeli Twoja organizacja posiada takiego przedstawiciela lub inspektora. Podaj odpowiednie dane osoby pełniącej tę funkcję; nie wpisuj automatycznie danych właściciela konta do obu sekcji.
Sekcje, które nie dotyczą Twojej organizacji, pozostaw puste. Jeśli nie masz pewności, jakie informacje podać, ustal je z osobą odpowiedzialną za ochronę danych przed utworzeniem umowy.
5. Sprawdź formularz i utwórz dokument
Jeszcze raz sprawdź wybraną usługę, zaznaczony zakres danych i dane kontaktowe. Na końcu formularza kliknij Stwórz (7). Jeśli panel wskaże brakujące lub niepoprawne informacje, popraw je i ponownie sprawdź formularz.
Na ilustracjach nazwy usług, dane konta, numery umów i daty zastąpiono przykładami. Przy tworzeniu własnego dokumentu korzystaj z rzeczywistych danych swojej organizacji.
6. Pobierz umowę z listy
Przejdź do RODO i odszukaj dokument dotyczący wybranego hostingu. W jego wierszu, w kolumnie Opcje, kliknij ikonę Pobierz umowę (8). Nazwa jest widoczna po najechaniu kursorem na ikonę.
Otwórz pobrany plik PDF i sprawdź dane stron, usługę oraz zakres powierzenia. Zachowaj go w dokumentacji swojej organizacji. Gdy potrzebujesz ponownie pobrać tę samą umowę, użyj jej wpisu na liście.
Jeżeli na liście brakuje właściwej usługi lub utworzonej umowy, najpierw upewnij się, że jesteś na odpowiednim koncie klienta. Jeśli nadal jej nie widzisz, zgłoś problem do obsługi Hostido, podając nazwę usługi i komunikat z panelu.